Revisions in Italics

June 6, 2022

This policy on charging school meals shall become effective on July 1, 2022, and shall remain in effect until such time that it is revised. 

All Lincoln County School Cafeterias shall allow charging of school meals and shall observe the following policy on charging of meals: 

Charge Limits:

All elementary schools will allow student charges, not to exceed the full-pay student price of 5 breakfasts and 5 lunches.  These may be any combination of breakfast and lunch meal charges.  High schools will allow student charges, not to exceed the full-pay price of 3 lunches and 3 breakfasts.  No grade level will allow charging of a la cart items.

Parents/Guardians are responsible for any and all charges applied to their student’s account.  Parents/Guardians and students may view their lunch account balance and make payments at their convenience through their Skyward Family Access Portal.

Procedure:

All reasonable efforts will be made to collect unpaid charges.  

1. As students come through the meal line the cashiers will notify students of zero or low balance and remind them to bring money the following school day or make an online payment.   

2. Households of students with negative account balances will be notified weekly, using the All Call System.

3. A notification letter will be sent home weekly for students exceeding $15.00 in charges.

   1. Letters will be printed by the Cafeteria Manager, folded in a way to protect the student’s privacy, and delivered to the front office with the student’s name written on the outside.

   2. Principal decides how the front office will confidentially distribute the letters.

4. An additional notification letter will be sent by the Principal for families exceeding the full-paid student price for 5 breakfasts and 5 lunches in PK-8, and 3 breakfasts and 3 lunches in 9-12.

   1. Letters will be printed by the Cafeteria Manager and delivered to the front office in a folder or envelope to protect the confidentiality of the student.

   2. Principal will sign and decide how the front office will confidentially distribute the letters.

5. If the student account has not been made current, or payment arrangements made with the principal, by the following week when the list of accounts with a negative balance are run, in addition to procedures 1-4, the Principal or their designee will call the parent/guardian.

6. If after multiple All Call notifications, letters, and a call by the Principal student accounts are not made current, or payment arrangements made with the Principal, Lincoln County Department of Education reserves the right to take legal action including small claims court.  In the event this step is necessary, the parent/guardian will be responsible for all charges accrued to that point as well as all court costs. (*court cost as of April 2022, $216.50)

Parents/guardians may make arrangements to pay for outstanding meals balances at regular intervals in writing with the Principal in each school.  Payments may be made any time using our online payment system in the Skyward Family Portal.

Uncollected charges will be paid in full from each school’s general fund account no later than May 30th of each year per Tennessee Internal School Uniform Accounting Policy Manual.  See reference below.

Charges

If charges are allowed, the local education agency must have a board approved charge policy. Uncollected charges must be recouped from other than school nutrition program funds. Uncollected charges should be the responsibility of the board of education through direct payment, board of education allocation funds, or other such funds. Student activity funds should not be used.

Tennessee Internal School Uniform Accounting Policy Manual

Local Education Agency School Nutrition Funds-Section 8, Page 3.

This policy was approved by the Lincoln County School Board on June 6, 2022.

Adopted June 25, 2019

 Withdrawn Students and/or Graduating Students 

Please request any money left in your child’s account no later than 10 days after the last day of school attended.

Requests should be written and turned into the office or mailed to:

Lincoln County Dept. of Education

ATTN: School Nutrition Dept.

206 E. Davidson Dr.

Fayetteville, TN 37334 

Please include the child's name, your name, phone number, and correct address for the check to be mailed. If there is a sibling the money should be transferred to, please remit this request in writing as well. 

Any money left in your child’s account after 10 days of withdrawal date or graduation date will be transferred to an “extra money” account and be deemed as a donation in our computer system to be used for accounts in need. If your child’s account held more than $50.00 and a refund is not requested within the agreed upon timeframe, every effort will be made to contact a parent or guardian. If this is not successful, those funds will be transferred to the treasury department per state requirement                                                                 

In accordance with federal civil rights law and U.S. Department of Agriculture (USDA) civil rights regulations and policies, this institution is prohibited from discriminating on the basis of race, color, national origin, sex (including gender identity and sexual orientation), disability, age, or reprisal or retaliation for prior civil rights activity.

Program information may be made available in languages other than English. Persons with disabilities who require alternative means of communication to obtain program information (e.g., Braille, large print, audiotape, American Sign Language), should contact the responsible state or local agency that administers the program or USDA’s TARGET Center at (202) 720-2600 (voice and TTY) or contact USDA through the Federal Relay Service at (800) 877-8339.

To file a program discrimination complaint, a Complainant should complete a Form AD-3027, USDA Program Discrimination Complaint Form which can be obtained online at: https://www.usda.gov/sites/default/files/documents/ad-3027.pdf, from any USDA office, by calling (866) 632-9992, or by writing a letter addressed to USDA. The letter must contain the complainant’s name, address, telephone number, and a written description of the alleged discriminatory action in sufficient detail to inform the Assistant Secretary for Civil Rights (ASCR) about the nature and date of an alleged civil rights violation. The completed AD-3027 form or letter must be submitted to USDA by:

1. mail:
   U.S. Department of Agriculture
   Office of the Assistant Secretary for Civil Rights
   1400 Independence Avenue, SW
   Washington, D.C. 20250-9410; or

2. fax:
   (833) 256-1665 or (202) 690-7442; or

3. email:
   Program.Intake@usda.gov

This institution is an equal opportunity provider.

Revisiones en cursiva

6 de junio de 2022 

Esta política sobre el cobro de comidas escolares entrará en vigencia el 1 de julio de 2022 y permanecerá vigente hasta el momento en que se revise.

Todas las cafeterías de las escuelas del condado de Lincoln permitirán el cobro de las comidas escolares y observarán la siguiente política sobre el cobro de las comidas: 

Límites de carga:

Todas las escuelas primarias permitirán cargos para estudiantes, que no excedan el precio de pago completo para estudiantes de 5 desayunos y 5 almuerzos. Estos pueden ser cualquier combinación de cargos por desayuno y almuerzo. Las escuelas secundarias permitirán que los cargos de los estudiantes no excedan el precio de pago total de 3 almuerzos y 3 desayunos. Ningún nivel de grado permitirá cargar artículos a la carta. 

Los padres/tutores son responsables de todos y cada uno de los cargos aplicados a la cuenta de su estudiante. Los padres/tutores y los estudiantes pueden ver el saldo de su cuenta de almuerzo y realizar pagos a su conveniencia a través de su Portal de Acceso Familiar Skyward.

Procedimiento:

Se harán todos los esfuerzos razonables para cobrar los cargos no pagados. 

1. A medida que los estudiantes pasan por la línea de comida, los cajeros notificarán a los estudiantes si el saldo es cero o bajo y les recordarán que traigan dinero el siguiente día escolar o que hagan un pago en línea.

2. Los hogares de estudiantes con saldos de cuenta negativos serán notificados semanalmente, usando el Sistema de Llamada a Todos.

3. Se enviará a casa una carta de notificación semanalmente para los estudiantes que excedan los $15.00 en cargos.

   1. El administrador de la cafetería imprimirá las cartas, las doblará de manera que proteja la privacidad del estudiante y las entregará en la oficina principal con el nombre del estudiante escrito en el exterior.

   2. El director decide cómo la oficina principal distribuirá las cartas de manera confidencial.

4. El director enviará una carta de notificación adicional para las familias que excedan el precio de estudiante pagado por completo por 5 desayunos y 5 almuerzos en PK-8, y 3 desayunos y 3 almuerzos en 9-12.

   1. Las cartas serán impresas por el Gerente de la Cafetería y entregadas a la oficina principal en una carpeta o sobre para proteger la confidencialidad del estudiante.

   2. El director firmará y decidirá cómo la oficina principal distribuirá confidencialmente las cartas.

5. Si la cuenta del estudiante no se ha puesto al día, o no se han hecho arreglos de pago con el director, para la semana siguiente cuando se ejecuta la lista de cuentas con saldo negativo, además de los procedimientos 1-4, el Director o su designado llamará al tutor.

6. Si después de varias notificaciones All Call, cartas y una llamada del director, las cuentas de los estudiantes no se actualizan o no se hacen arreglos de pago con el director, el Departamento de Educación del Condado de Lincoln se reserva el derecho de emprender acciones legales, incluida la corte de reclamos menores. En caso de que este paso sea necesario, el padre/tutor será responsable de todos los cargos acumulados hasta ese momento, así como de todos los costos judiciales. (*costo judicial a partir de abril de 2022, $216,50)

Los padres/tutores pueden hacer arreglos para pagar los saldos de comidas pendientes a intervalos regulares por escrito con el director de cada escuela.  Los pagos se pueden realizar en cualquier momento utilizando nuestro sistema de pago en línea en el Portal familiar de Skyward.

Los cargos no recaudados se pagarán en su totalidad de la cuenta del fondo general de cada escuela a más tardar el 30 de mayo de cada año según el Manual de políticas contables uniformes de las escuelas internas de Tennessee. Consulte la referencia a continuación. 

Cargos

Si se permiten cargos, la agencia de educación local debe tener una política de cargos aprobada por la junta. Los cargos no cobrados deben recuperarse de otros fondos que no sean del programa de nutrición escolar. Los cargos no cobrados deben ser responsabilidad de la junta de educación mediante pago directo, fondos de asignación de la junta de educación u otros fondos similares. Los fondos de actividades estudiantiles no deben usarse.

Manual de políticas contables uniformes escolares internas de Tennessee

Fondos de Nutrición Escolar de la Agencia Local de Educación - Sección 8, página 3.

Esta política fue aprobada por la Junta Escolar del Condado de Lincoln el 6 de junio de 2022.

Adoptado el 25 de junio de 2019 

Estudiantes Retirados y/o Estudiantes Graduados

Solicite cualquier dinero que quede en la cuenta de su hijo a más tardar 10 días después del último día de clases a la que asistió.

Las solicitudes deben escribirse y entregarse en la oficina o enviarse por correo a:

Departamento de Educación del Condado de Lincoln

ATTN: Departamento de Nutrición Escolar.

206 E. Davidson Dra.

Fayetteville, TN 37334

Incluya el nombre del niño , su nombre, número de teléfono y la dirección correcta para que se envíe el cheque por correo. Si hay un hermano al que se debe transferir el dinero, envíe esta solicitud por escrito también.

Cualquier dinero que quede en la cuenta de su hijo después de 10 días de la fecha de retiro o de la fecha de graduación se transferirá a una cuenta de "dinero extra" y se considerará como una donación en nuestro sistema informático que se utilizará para las cuentas que lo necesiten. Si la cuenta de su hijo tenía más de $50.00 y no se solicita un reembolso dentro del plazo acordado, se hará todo lo posible para comunicarse con un padre o tutor. Si esto no tiene éxito, esos fondos se transferirán al departamento de tesorería según los requisitos del estado.                                                                             

De acuerdo con la ley federal de derechos civiles y las normas y políticas de derechos civiles del Departamento de Agricultura de EE. UU. (USDA), el USDA, sus agencias, oficinas y empleados, y las instituciones que participan o administran los programas del USDA tienen prohibido discriminar por motivos de raza, color, origen nacional, sexo, discapacidad, edad o represalia o represalia por actividad anterior de derechos civiles en cualquier programa o actividad realizada o financiada por USDA.

Las personas con discapacidades que requieran medios alternativos de comunicación para la información del programa (p. ej., Braille, letra grande, cinta de audio, lenguaje de señas estadounidense, etc.), deben comunicarse con la agencia (estatal o local) donde solicitaron los beneficios. Las personas sordas, con problemas de audición o del habla pueden comunicarse con el USDA a través del Servicio Federal de Retransmisión al (800) 877-8339. Además, la información del programa puede estar disponible en otros idiomas además del inglés.

Para presentar una queja de discriminación del programa, complete el Formulario de quejas de discriminación del programa del USDA (AD-3027) que se encuentra en línea en: http://www.ascr.usda.gov/complaint-solution y en cualquier oficina del USDA, o escriba un carta dirigida al USDA y proporcionar en la carta toda la información solicitada en el formulario. Para solicitar una copia del formulario de queja, llame al (866) 632-9992. Envíe su formulario completo o carta al USDA por:

1. correo:

Departamento de Agricultura de EE. UU.

Oficina del Subsecretario de Derechos Civiles

1400 Avenida Independencia, SW

Washington, DC 20250-9410;

2. fax: (202) 690-7442; o

3. correo electrónico: intake@usda.gov .

Esta institución es un proveedor de igualdad de oportunidades.